Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des IMAREAL werden in WordPress als eigener Inhaltstyp Team verwaltet. Jede Person besitzt einen eigenen Team-Eintrag. Dieser enthält neben den Stammdaten und dem Profilbild auch die Inhalte der persönlichen Profilseite.

Übersicht#

Die vorhandenen Personen werden im WordPress-Backend unter Team aufgelistet. Von dort können:

• bestehende Personen geöffnet und bearbeitet,
• neue Personen angelegt,
• nicht mehr benötigte Einträge entfernt werden.

Da die Team-Einträge einen weitgehend einheitlichen Aufbau besitzen, sollte beim Anlegen einer neuen Person ein bestehender, vergleichbarer Team-Eintrag als Vorlage verwendet werden. Das ist sicherer und schneller, als die gesamte Struktur einschließlich WPBakery und Accordion neu aufzubauen.

Neue Person anlegen#

Für eine neue Person empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

1. Einen bestehenden Team-Eintrag mit passendem Aufbau als Vorlage auswählen.
2. Diesen kopieren bzw. duplizieren.
3. Den Namen und die Stammdaten ändern.
4. Das Profilbild ersetzen.
5. Beschreibung und weitere Inhalte austauschen.
6. Die Accordion-Bereiche anpassen.
7. Die richtige Team Group zuweisen.
8. Gegebenenfalls die Sprachversionen anlegen bzw. verknüpfen.
9. Das Ergebnis über die Vorschau kontrollieren.
10. Den Eintrag veröffentlichen.

Beim Kopieren ist besonders darauf zu achten, dass sämtliche Daten der ursprünglichen Person ersetzt werden. Dazu gehören auch Inhalte in zunächst geschlossenen Accordion-Bereichen, Links, Kontaktdaten und andere Eingabefelder.

Name und Stammdaten#

Der Titel des Team-Eintrags entspricht dem Namen der Person. Weitere Daten werden in den dafür vorgesehenen Feldern des Team-Eintrags gepflegt. Dazu gehören unter anderem:

• Position
• E-Mail
• Telefon
• Website
• Adresse
• ORCID
• Pure

Nicht für jede Person müssen zwangsläufig alle Felder ausgefüllt sein. Es sollten nur jene Angaben eingetragen werden, die tatsächlich benötigt werden und bekannt sind. Beim Kopieren eines bestehenden Eintrags müssen insbesondere diese Felder kontrolliert werden, damit keine Daten der als Vorlage verwendeten Person erhalten bleiben.

Profilbild#

Jeder Team-Eintrag kann ein eigenes Profilbild enthalten. Für die Team-Profile werden Bilder im Format 600 × 450 Pixel verwendet.

Das Bild sollte bereits vor dem Hochladen in einem Grafikprogramm auf diese Größe vorbereitet werden. Dadurch bleiben Bildformat, Qualität und Darstellung der Team-Profile einheitlich. Das Profilbild wird im Bereich Team's Image hinterlegt bzw. ausgetauscht. Beim Ersetzen sollte auch kontrolliert werden, ob die Angaben zum Bild in der Medienbibliothek – insbesondere Alt-Text und gegebenenfalls weitere Bildinformationen – korrekt sind.

Beschreibung / Biografie#

Der eigentliche Inhalt der Profilseite wird mit WPBakery aufgebaut. Der einleitende Text bzw. die Beschreibung der Person wird als normaler Textinhalt gepflegt. Für die Formatierung gelten dieselben Regeln wie bei anderen Seiten: Fremdtexte – insbesondere aus Word – sollten möglichst zunächst über die Text-/Code-Ansicht eingefügt und anschließend im visuellen Editor formatiert werden. Beim Kopieren einer bestehenden Person sollte der gesamte Text der Vorlage vollständig ersetzt werden.

Accordion#

Ein wichtiger Bestandteil der Team-Profile ist das Accordion. Darin können umfangreichere Informationen zur Person übersichtlich in einzelne Bereiche gegliedert werden. Je nach Person können dies beispielsweise Bereiche sein wie:

• Education and Affiliations
• Honorary Functions
• Projects
• Project Management
• Exhibitions

Welche Bereiche benötigt werden, hängt von den Informationen zur jeweiligen Person ab.

Accordion-Bereiche bearbeiten#

Jeder Accordion-Bereich besitzt einen Titel und einen dazugehörigen Inhaltsbereich. Der Inhalt kann über das jeweilige WPBakery-Element bearbeitet werden. Neue Bereiche können über „Add Section“ ergänzt werden. Bestehende Bereiche können bearbeitet, kopiert, verschoben oder entfernt werden. Auch innerhalb eines Accordion-Bereichs befinden sich WPBakery-Inhalte, die entsprechend bearbeitet werden können.

Bestehendes Accordion als Vorlage verwenden#

Das Accordion sollte bei einer neuen Person möglichst nicht vollständig neu aufgebaut werden. Stattdessen empfiehlt es sich, das Accordion eines bestehenden Team-Eintrags zu übernehmen und anschließend:

1. nicht benötigte Bereiche zu entfernen,
2. benötigte Bereiche beizubehalten,
3. deren Inhalte vollständig zu ersetzen,
4. gegebenenfalls weitere Bereiche hinzuzufügen,
5. die Reihenfolge zu kontrollieren.

Besondere Vorsicht ist beim Kopieren geboten: Geschlossene Accordion-Bereiche sind im Editor leicht zu übersehen. Deshalb sollte jeder einzelne Bereich geöffnet und kontrolliert werden, damit keine Inhalte der ursprünglichen Person übernommen bleiben.

Kontaktdaten#

Kontaktdaten werden in den dafür vorgesehenen Feldern des Team-Eintrags gepflegt. Dazu gehören insbesondere:

• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Website
• Adresse

Diese Angaben sollten nicht zusätzlich an mehreren Stellen manuell eingetragen werden, wenn sie bereits über die vorgesehenen Felder ausgegeben werden. Bei Änderungen – etwa einer neuen E-Mail-Adresse – sollte daher zuerst der entsprechende Team-Eintrag aktualisiert werden.

Team Group#

Auf der rechten Seite des Team-Eintrags kann die Person einer oder mehreren Team Groups zugeordnet werden. Vorhandene Gruppen sind beispielsweise:

• Team IMAREAL
• Associated Researcher
• Former employees

Die passende Gruppe muss beim Anlegen oder Ändern eines Team-Eintrags korrekt ausgewählt werden. Diese Zuordnung ist insbesondere deshalb wichtig, weil Team-Einträge über die PBM Team Box anhand ihrer Kategorie bzw. Gruppe automatisch auf entsprechenden Seiten aufgelistet werden können. Eine Person sollte daher nicht zusätzlich manuell auf einer solchen Übersichtsseite eingetragen werden. Stattdessen wird die Zuordnung beim Team-Eintrag gepflegt und die entsprechende Liste automatisch erzeugt.

Mehrsprachige Team-Einträge#

Team-Profile können über Polylang miteinander verknüpfte Sprachversionen besitzen. Die jeweilige Sprache und die vorhandenen Übersetzungen werden im Bereich Sprachen angezeigt. Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Sprachversion sollte darauf geachtet werden, dass sie mit dem richtigen Team-Eintrag der anderen Sprache verknüpft ist. Änderungen an einer Sprachversion werden nicht automatisch in die anderen Sprachversionen übernommen. Bei inhaltlichen Änderungen muss daher geprüft werden, ob auch die Übersetzungen aktualisiert werden müssen.

Sortierung#

Die Ausgabe der Team-Mitglieder erfolgt über die dafür vorgesehenen Team-Funktionen bzw. die PBM Team Box. Die Reihenfolge sollte daher nicht dadurch hergestellt werden, dass Personen auf einer normalen WPBakery-Seite manuell eingefügt werden.

Falls eine bestehende Sortierung geändert werden soll, sollte die dafür vorgesehene Sortierfunktion bzw. bestehende Systematik der Team-Einträge verwendet werden. Diese orientiert sich am sog. slug:

www.imareal.sbg.ac.at/en/team/utzjudith/

kommt nach

www.imareal.sbg.ac.at/en/team/gruberelisabeth/

Diese Slugs sind manuell in der Form /nachnamevorname zu setzen!

Bestehende Personen bearbeiten#

Soll sich lediglich eine Information zu einer bestehenden Person ändern, wird der vorhandene Team-Eintrag bearbeitet.

Dabei sollte geprüft werden, an welcher Stelle die betreffende Information gepflegt wird:

• Stammdaten in den entsprechenden Team-Feldern
• Profilbild unter Team's Image
• Beschreibung und weitere Inhalte in WPBakery
• ausführliche Informationen innerhalb des Accordions
• Gruppenzugehörigkeit unter Team Group

Nach Änderungen sollte die Profilseite über die Vorschau bzw. im Frontend kontrolliert werden.

Personen entfernen oder deaktivieren#

Eine Person sollte nicht vorschnell endgültig gelöscht werden. Scheidet beispielsweise eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter aus dem aktuellen Team aus, kann – sofern zutreffend – die Zuordnung zu Team IMAREAL entfernt und stattdessen Former employees verwendet werden. Dadurch kann der bestehende Team-Eintrag erhalten bleiben, während die Person einer anderen Gruppe zugeordnet wird. Soll ein Team-Eintrag tatsächlich entfernt werden, kann er in den Papierkorb verschoben werden. Vor dem endgültigen Löschen sollte geprüft werden, ob der Eintrag oder seine URL noch an anderer Stelle benötigt oder verlinkt wird.

Wichtig beim Kopieren eines Team-Eintrags#

Das Kopieren einer bestehenden Person ist die empfohlene Ausgangsbasis für einen neuen Team-Eintrag. Anschließend müssen jedoch alle übernommenen Informationen kontrolliert werden.

Besonders leicht übersehen werden:

• Kontaktdaten
• Profilbild
• Team Group
• Links
• Sprachzuordnung
• einzelne Accordion-Bereiche
• Inhalte innerhalb geschlossener Accordion-Bereiche
• Slug für die Sortierung

Vor der Veröffentlichung sollte das gesamte Profil daher einmal vollständig im Frontend durchgesehen werden.